Początkowe wirtualne wrażenia w biznesie, analizowane przez Andrew Brodsky’ego i Hayley Blunden na podstawie 124 badań, mogą głęboko wpłynąć na długoterminowe postrzeganie zawodowe. Ich badania podkreślają znaczenie skutecznej komunikacji online w kształtowaniu poglądów na temat kompetencji i sympatii w miejscu pracy.
Badania dostarczają wskazówek, jak zrobić pozytywne pierwsze wrażenie na współpracownikach, klientach i klientach, począwszy od e-maili po spotkania Zoom.
Pierwsze wrażenie jest często trwałe i może znacząco wpłynąć na karierę zawodową w nieoczekiwany sposób. Obecnie, ponieważ początkowe interakcje biznesowe często odbywają się w Internecie – na przykład poprzez wprowadzenie e-mailem, SMS-a lub telekonferencję Zoom – wiele osób pierwsze wrażenie buduje za pośrednictwem tych kanałów cyfrowych.
Andrew Brodsky, adiunkt zarządzania w Texas McCombs, wraz z Hayley Blunden z American University przeprowadzili niedawno przegląd literatury obejmujący 124 badania na temat wirtualnych wrażeń i tego, jak ludzie je tworzą. Oferuje mnóstwo opartych na badaniach sugestii, jak najlepiej wykorzystać możliwości cyfrowe.
Temat ten stanowi część szerszych zainteresowań badawczych Brodsky’ego, które koncentrują się na indywidualnym wykorzystaniu technologii i komunikacji w pracy, ze szczególnym uwzględnieniem wirtualnej komunikacji w miejscu pracy.
Dlaczego wirtualne wrażenia są ważne w miejscu pracy?
Wrażenia potrafią być naprawdę lepkie. Kiedy spotykasz jakąś osobę po raz pierwszy, wywołujesz różnorodne wrażenia: „Jak mądra jest ta osoba? Wyglądają na pracowitych. Wyglądają na kogoś, kogo na pewno polubisz. Czy są dobrym przywódcą, czy nie?”
Bardzo często te początkowe wrażenia mogą trwać długo i wpłynąć na to, jak później spojrzysz na czyjeś zachowanie. Jeśli masz negatywne pierwsze wrażenie, możesz zobaczyć coś, co zrobią później, w bardziej negatywnym świetle, ponieważ Twój mózg pracuje nad potwierdzeniem swoich wcześniejszych myśli.
Pierwsze wrażenie w kontekście biznesowym jest szczególnie ważne. Rozmowa kwalifikacyjna to pierwsze wrażenie. Kiedy dotrzesz do potencjalnego klienta lub klienta, uzyska on pierwsze wrażenie, które pomoże określić, czy odpowie na Twój e-mail, czy też zdecyduje się na zakup Twojego produktu.
Jakie, Twoim zdaniem, korzyści z tego badania przyniosą pracodawcom?
Dzięki temu ludzie będą bardziej obiektywni w ocenie swoich pracowników. Często ludzie oceniają siebie nawzajem na podstawie: „Czy chcę iść z tą osobą na piwo? Czy lubię tę osobę?”
Nie zdajemy sobie sprawy, że dokonujemy tych stronniczych ocen. Dlatego jedną z rzeczy, które badacze mogą zrobić, jest pomóc pracodawcom, menedżerom lub kadrze kierowniczej w zrozumieniu, w jaki sposób wywierają oni wrażenie i dlaczego są one stronnicze.
Po drugie, dla tych pracodawców, którzy są zainteresowani szkoleniami i pomaganiem pracownikom w doskonaleniu się, jest to dobry zbiór wskazówek, jak zrobić lepsze wrażenie na klientach i współpracownikach.
A co dla pracowników?
Kiedy ktoś pracuje wirtualnie lub zdalnie, szef może go zobaczyć lub obserwować wyłącznie poprzez interakcję online. Wrażenie, które tworzysz poprzez sposób i to, co komunikujesz, staje się o wiele ważniejsze.
Ale teraz prawie każdy pracownik — przynajmniej w pewnym stopniu — komunikuje się wirtualnie, niezależnie od tego, czy jest w biurze, czy nie. Nawet pracownicy restauracji i sklepów spożywczych często otrzymują harmonogramy zajęć e-mailem lub SMS-em albo komunikują się ze swoim menadżerem za pomocą wiadomości tekstowych. Zatem idea komunikacji w wirtualnym miejscu pracy nie ogranicza się już do pracy biurowej.
Co badania mówią na temat stosowania emotikonów i emoji w komunikacji w miejscu pracy?
Ustaliliśmy, że wyniki były mieszane. Z jednej strony często zwiększały poczucie ciepła i sympatii. Z drugiej strony, jeśli chodzi o postrzeganie inteligencji, być może było ono negatywne, ponieważ sprawiało, że dana osoba wydawała się mniej inteligentna i kompetentna. Więc to jest zniuansowane. Sprawiają, że jesteśmy bardziej sympatyczni, ale mogą sprawić, że będziemy wydawać się mniej inteligentni.
Mniej oczywistym źródłem wirtualnych wyświetleń jest czas, jaki ludzie poświęcają na udzielenie odpowiedzi na e-mail. Co pokazała Twoja recenzja?
Terminowe odpowiedzi mają znaczenie. Wykazano, że powolna reakcja zmniejsza postrzeganie zaufania i kompetencji.
To powiedziawszy, możesz się trochę zrelaksować, ponieważ badania pokazują również, że ludzie przeceniają to, jak szybko muszą odpowiadać na wiadomości. Wniosek jest taki, że powinieneś dążyć do szczęśliwego środka.
Spieszne odpowiadanie na e-maile zaraz po ich otrzymaniu nie przynosi korzyści, ale nie warto też zwlekać zbyt długo. W badaniach, które wykazały, że czas reakcji ma znaczenie, występowały opóźnienia wynoszące co najmniej jeden dzień, co sugeruje brak znaczących negatywnych konsekwencji dla tego czasu.
Jak na podstawie dotychczasowych badań wypadają interakcje w wirtualnym miejscu pracy?
Menedżerowie i organizacje często zakładają, że w interakcjach wirtualnych brakuje informacji społecznych i utrudniają innym budowanie silnego wrażenia. To jeden z argumentów często podnoszonych przez kadrę kierowniczą przeciwko pracy zdalnej.
Jednak nasz przegląd badań pokazuje, że silne wrażenie – niezależnie od tego, czy dotyczy zaufania, kompetencji czy sympatii – często można zbudować w trakcie krótkich interakcji wyłącznie wirtualnych. Nie chodzi o to, że interakcji wirtualnych stale brakuje w porównaniu z interakcjami osobistymi, ale raczej o to, że są po prostu inne.
Odniesienie: „A Review of Virtual Impression Management Behaviors and Outcomes” autorstwa Hayley Blunden i Andrew Brodsky’ego, 13 marca 2024 r., Dziennik zarządzania.
DOI: 10.1177/01492063231225160
